Organisatie van leer- en werkbronnen met bedrijfsapplicatie ondersteuning

In mijn vorige blog introduceerde ik het werk- en leer ecosysteem, waarin iedere medewerker met zijn of haar talenten centraal staat en alles er in de organisatie op gericht is dat iedere medewerker optimaal kan presteren. Technologie is daarbij de drijvende kracht. Medewerkers krijgen op hun dashboard gepersonaliseerde informatie en data fungeert als een 6e zintuig. In deze context van data en technologie hebben medewerkers meer en meer de verantwoordelijkheid voor hun leren. In mijn tweede blog over dit onderwerp introduceerde ik de werk- en leeradviseur die medewerkers en hun team ondersteunt. In dit derde blog ga ik in op de organisatie van inhoud en op welke wijze die content gepubliceerd kan worden.

Ik beschrijf eerst een paar algemene noties. Vervolgens beschrijf ik de organisatie van werk en (leer) bronnen. Ten slotte ga ik in op de technologie en (her)positioneer ik de leer applicaties.

Zelfsturing
Zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid is een belangrijk principe bij een werk- en leer ecosysteem. Medewerkers gaan zelf op zoek naar gewenste informatie. Het is vervolgens aan de organisatie om er voor te zorgen dat er voldoende te ‘googlen’ valt. Ter illustratie zie hieronder het voorbeeld van Philips Lightning.

Philips Lightning wilde dat alle medewerkers alle basics van lightning eigen hebben gemaakt. Met alle medewerkers wordt de afspraak gemaakt dat iedereen over een jaar het examen gehaald zal hebben. Philips zorgt er voor dat alle hulpmiddelen klaar staan; e-modules, een video kanaal met veel korte filmpjes, senior professionals die benaderd kunnen worden, etc. Het is aan de medewerker om de relevante informatie op te zoeken en eigen te maken. Vervolgens kunnen mensen het examen gaan doen en het certificaat halen. Philips monitoort welke leermiddelen het meest geraadpleegd worden en welke weinig.

Belang van snelheid
In de zeer competitieve wereld kan je het je niet meer permitteren om gewenste content te presenteren met een ontwikkeltijd van meer dan 1 jaar. Voor het uitgebreid ontwerpen van leerprogramma’s is geen tijd meer.

Basis leergangen en cursussen zijn een ander verhaal 
Ik richt me in dit blog op de reguliere leer en werksituaties en wat er nodig is om te kunnen excelleren - "licence to excel". Ik richt me in mindere mate op de basisopleidingen voor een bepaalde functie: licence to work. Bij een basiscursus of opleiding kan ik me voorstellen dat je een leerprogramma maakt, aangezien aan die inhoud in de tijd vaak niet zoveel verandert en je ook met grotere getallen cursisten te maken hebt. Dit geldt trouwens ook voor de onboarding programma’s die je nieuwe medewerkers aanbiedt. Basisopleidingen zijn te vinden op het het intranet, dat zou je een academie kunnen noemen.

Pallet aan bronnen in hapklare brok 
In een werk en leer ecosysteem is er een pallet aan (leer)bronnen waar medewerkers informatie kunnen vinden die zij nodig hebben voor werken en leren. Om die informatie makkelijk te kunnen vinden, worden alle (leer)objecten (nuggets of micro content) getagged, zodat zoekopdrachten binnen een mum van tijd (met 2-3 klikken) de gewenste informatie opleveren. De informatie wordt zoveel mogelijk als hapklare brok opgeslagen. Wat betreft (leer)bronnen denk ik bijvoorbeeld aan de kennisbank van de organisatie, het Youtube kanaal van het bedrijf, handleidingen en syllabi.

In een werk en leer ecosysteem kan je met 'predictive analysis' content ook gepersonaliseerd toegankelijk maken voor een medewerker. Je hoeft als medewerker veel minder zelf te zoeken, dat doet de software automatisch voor jou en geeft 'leer' suggesties op jouw dashboard op het moment dat je waarschijnlijk die informatie nodig hebt. 

Voorbeeld 1:

Bedrijfsapplicatie ‘weet’ dat je ’s middags een belangrijk onderhandelgesprek met een klant hebt en presenteert ’s morgens op jouw dashboard (PC, tablet en mobiel) een link naar een pagina met de top 10 do’s en don’ts bij onderhandelen en een link naar een filmpje van 3 minuten over de belangrijkste valkuilen bij een onderhandelgesprek en een filmpje over ........ 

Ik ben me ervan bewust dat er bij veel organisaties nog onvoldoende (leer)bronnen aanwezig zijn in een ‘Google’ vergelijkbaar systeem (objecten die met 2-3 klikken te vinden zijn). In toenemende mate zijn er externe 'content' leveranciers die content in hapklare brok beschikbaar kunnen maken. Het zal dan niet gaan om bedrijfskritische 'content'.

KLM heeft samen met Schouten & Nelissen een digitale tool ontwikkeld. Deze bevat meer dan 500 leerobjecten vindbaar op competentie en aard (kijk-lees-doe). Medewerkers kunnen zowel gericht (via zoektermen) als verkennend (via klikpaden) op een gebruikersvriendelijke manier toegang krijgen tot de beschikbare content die betrekking heeft op 36 basiscompetenties. Voorbeelden zijn: platte documenten, checklists, opdrachten, filmpjes en links naar korte filmpjes, e-modules, modellen, testjes, titels van boeken, samenvattingen van boeken, hoofdstukken uit boeken en links naar ander materiaal.

Uitdaging is nog om de inhoud van de 'externe organisatie' op een of andere manier te verbinden met de bedrijfsapplicatie(s), waardoor de inhoud meegenomen kan worden bij voorspellende ‘analytics’ en content suggesties op het dashboard van die medewerker gepresenteerd kunnen worden. Met andere woorden je voert als medewerker geen zoekterm in; dat regelt de bedrijfsapplicatie.

Het is een enorme klus om huidige handboeken en syllabi in hapklare brok beschikbaar te maken. Ik adviseer om vanaf nu content in kleine hapklare brokken te organiseren, de rest kan je gaandeweg aanpakken en wie weet sterft het wel een stille dood.

Voorbeeld 2:

Je slaap app laat zien dat je de afgelopen nacht niet zo goed geslapen hebt en dat je wat minder relaxed bent als anders. Op je dashboard verschijnt een waarschuwing met een link naar een kort filmpje met een ontspanningsoefening. Tevens verschijnt er elke 2 uur de tip om 5 minuten adamhalingsoefeningen te doen, waardoor je hart slag variabiliteit(HRV) verbetert. Uiteraard zie je dit ook op je dashboard van je telefoon. Wanneer dit patroon zich de gehele week herhaalt, vraagt de werk & leer adviseur op de wandelgang of je nog wel goed in je vel zit en stelt voor om even samen een kopje thee te drinken.  

Dit laatste voorbeeld roept vragen op; waarom zou de werkgever geïnteresseerd zijn in hoeveel je beweegt of hoe goed je hebt geslapen. Het is een management analyse tool, stelt Chris Brauer, director of innovations at Goldsmiths, University of London:

“What impacts on your performance at work is not just what you do at work. In our early stage studies, we find strong, clear correlations between sleep patterns and concentration, between levels of anxiety and stress outside the workplace and performance inside the workplace.” 

Natuurlijk moet je er dan wel voor zorgen dat privacy geborgd is en het vraagt een hoge mate van transparantie. Medewerkers moet eigenaar zijn van zijn of haar data. Belangrijkst is wellicht dat de organisatie in daden aldoor laat zien dat het welzijn van medewerkers voor haar heel belangrijk is, zie ook mijn vorige blogs. Het is trouwens niet zo zeer een kwestie van interesse, maar veeleer van goed werkgeverschap om medewerkers optimaal van dienst te zijn.

Bij eigen verantwoordelijk past ook dat medewerkers zoveel mogelijk zelf relevante informatie expliciet maken, uploaden of opsturen. Het is raadzaam hen binnen 24 uur te ondersteunen bij de opmaak van die informatie en het ‘up te graden’. Mensen hebben het vaak druk en je zult het als organisatie hen zo makkelijk mogelijk moeten maken. Wanneer je als organisatie medewerkers hierbij helpt, geef je hen hiermee ook een beloning en waardering. Wanneer het expliciteren van gegenereerde kennis veeleer een teamprestatie is, is er alle reden voor om het team in het zonnetje te zetten.

De meeste kennismanagement systemen bieden gebruikers de mogelijkheid om content te scoren, zoals Amazon dat ook doet. Sommige systemen bieden ook de mogelijkheid om badges e.d. aan elkaar uit te delen. Aardig is bijvoorbeeld dat met badges meesters zichtbaar worden, trouwens ook weer met de kanttekening dat mensen elkaar serieus badges geven en niet vriendjes voortrekken. Dit alles speelt weer in op de trend dat feedback zo van belang is. Slimme systemen laten tevens de hoogst scorend objecten als eerste zien, zoals we dat ook van Google kennen.

Wanneer meerdere mensen met dezelfde vraag komen of wanneer je inschat dat meerdere mensen zitten te wachten op die informatie, kan je overwegen worden om een leerobject te bouwen, met andere woorden er wordt iets meer tijd genomen voor de productie van (leer)materiaal. Je maakt dan een afweging dan wel een video (webinar) of een emodule te ontwikkelen. Het resultaat zal er ten opzichte van voorheen misschien iets minder gelikt uitzien, maar zorgt er wel voor dat de klant snel bediend wordt; iemand die snel bediend wordt, begrijpt dat de vormgeving iets minder kan zijn.

Film en video 
Voor video is het handig om een bedrijfs you-tube kanaal te gebruiken, met alle gemakken die Google hierbij biedt. Vervolgens distribueer je de filmpjes via de bedrijfsapplicatie. Korte interviews op video is een handige aanpak om snel kennis te verspreiden.

E-modules
Ik ben voorstander van korte, simpele e-learning modules, want die kan je namelijk beter toesnijden. Houd het ook simpel, anders duurt de ontwikkeltijd te lang en het flitsende heeft vaak geem meerwaarde. Korte emodules vragen ook minder een verantwoord didactisch ontwerp. Ik kan me voorstellen dat voor bepaalde beginners opleidingen een langere e-cursus zin heeft. Een snelle klant bediening verhoudt zich minder goed tot gaming of gamification. Het maken van een e-module met gamification (quests) is niet zo moeilijk; de crux is een goed ontwerp en dat vraagt vaak teveel tijd. Voor het ontwikkelen van e-learning modules, maak je gebruik van frameworks. Dit zijn templates waarmee je snel inhoud voor e-learning kunt maken. Voordeel is dat het er visueel aantrekkelijk uitziet. Te denken valt aan:

• Bestaande video gebruiken waaraan interactie vormen worden toegevoegd (wat viel op? Herken je,..) 
• (info)Graphics met tekst 
• Vraagvormen (stellingen, MPC, feiten & fabels, sleep vragen, games, checklist) 
• Uitlegpagina’s (terminologie, hotspot, etc.) 

Publiceren van content 
Bedrijfskritische informatie maak je toegankelijk met een veilig systeem dat medewerkers optimaal bedient en hen van gepersonaliseerde informatie voorziet. Daarnaast maakt het medewerkers mogelijk informatie te delen, elkaar feedback te geven, etc. Dergelijke software vindt je met name terug onder de noemer van Samenwerken en sociaal. Op het gebied van software in het werk scoren volgens Gartner 2015 de volgende grote ERP systemen het hoogst: Microsoft (met Yammer), IBM, Jive en Salesforce. SAP, Google en VMware scoren nog wat minder.In de score van Gartner (2015) zie je trouwens dat grote Leer management systemen(LMS) aanmerkelijk lager scoren dan genoemde ERP systemen.

LMS : een heroverweging, wordt het disruptief? 
In een werk- en leerecosysteem vraagt het inzetten van leerapplicaties naar mijn mening om een heroverweging. Wanneer je het leren in het werk centraal stelt en stelt dat lerende principes van groot belang zijn om in de competitieve markt te overleven, dat excelleren iets is wat je met elkaar doet en in het werk en je dat uiteraard perfect wilt ondersteunen, ligt het in mijn ogen voor de hand om het samenwerken en kennisdelen te ondersteunen met bedrijfsapplicaties en niet met Leermanagement systemen. Voorkom in ieder geval dat content in twee verschillende systemen te vinden is met alle onduidelijkheid van dien. Bersin(2015) geeft aan dat het LMS op dit moment met name een ervaringsplatform is en hij voorspelt dat de komende jaren het LMS enkel als data terug te vinden is, zie het plaatje hieronder.

Dat opleidingsinstituten en scholen wel LMS’en blijven gebruiken, spreekt voor zich.

In een volgend blog ga ik dieper in op de technologie en Leermanagement systemen in relatie tot een werk en leer ecosysteem.

• Jane Hart. Modern workplace learning. 2015. Laatste boekje van Jane Hart geeft een mooi overzicht van de stand van zaken wat betreft werkend leren. 
• Leerom Segal and others. The Decoded company. 2014. Met apart hoofdstuk over ‘engineered ecosystems’. 
• Lazlo Bock. Work rules, insights from inside Google. 2015. 
• Katrina Pugh. Sharing hidden know-how. 2011. Smarter Innovation: Using Interactive Processes to Drive Better Business Results. 2014. 
• Nancy Dixon. Algemene kennis. 2001.